1. Wann soll ich mit der Planung beginnen?
Wie viel Zeit du für die Planung und Vorbereitung benötigst, hängt von der Größe der Veranstaltung, dem Ort und den Aktivitäten ab, die du durchführen möchtest. Als erstes solltest du deine Ziele formulieren. Dann kümmerst du dich um eventuell notwendige Genehmigungen, planst deine Marketingkommunikation und nimmst die notwendigen Buchungen und Reservierungen für dein Unterhaltungsprogramm vor.

2. Wo findet deine Veranstaltung statt? 
Je nach Veranstaltungsort musst du gegebenenfalls Genehmigungen beantragen und einholen. Bei größeren und wiederholt stattfindenden Outdoor-Events mit Essen, Getränken und Unterhaltung sind meist mehrere Genehmigungen erforderlich. Es geht dabei zum Beispiel um Lärmbelästigung, Ausschank von alkoholischen Getränken und Parkmöglichkeiten. Unabhängig von der Größe deiner Veranstaltung solltest du auf jeden Fall darauf achten, dass du alle Sicherheitsvorschriften am Veranstaltungsort einhältst. Du solltest auch prüfen, ob Gebühren für die Nutzung des Veranstaltungsorts anfallen.

3. Wie bereite ich mich am besten auf verschiedene Wetterbedingungen vor?
Sowohl Organisatoren als auch Besucher wissen, dass das Wetter die große Unbekannte ist. Erfahrene Outdoor-Eventbesucher richten sich mit Regenjacke, Sonnenschutzmittel und Erste-Hilfe-Set darauf ein. Als Organisator der Veranstaltung kann es doch sinnvoll sein, dich auf einen plötzlichen Wetterumschwung vorzubereiten: Gib Regencapes und Camping-Sitzkissen aus, stellte eine überdachte Fläche zur Verfügung oder investiere in ein Zelt, das deine Besucher sowohl vor Regen als auch vor starker Sonne schützt. Wenn du Werbeträger wie Roll-up Displays und Banner Displays, Rückwände und Flaggen verwendest, achte darauf, dass sie gut gesichert sind.

4. Brauchst du Strom für Beleuchtung, Sound oder sonstige Analgen?
Bei größeren Veranstaltungen wird im Allgemeinen Stromversorgung benötigt. Aber auch bei kleineren Events sind zum Beispiel Ladestationen für Laptops, Tablets und Mobiltelefone wichtig. Oder vielleicht möchtest du am Abend das Branding auf deiner Rückwand mit Spotlights beleuchten. Erkundige dich, ob Stromversorgung in der direkten Umgebung vorhanden ist, in Geschäften, Restaurants oder sonstigen Einrichtungen, wo du Stromanschluss borgen oder mieten kannst. Eine Alternative ist ein tragbares Ladegerät. Wenn dein Event im Ausland stattfindet, solltest du auf jeden Fall einen Adapter mitnehmen.

5. Planst du Aktivitäten für deine Besucher?
Bei Veranstaltungen im Freien sind Aktivitäten fast schon ein Muss: ein Redner, eine Verlosung, ein Quiz, eine Verkostung. Deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Ausgangspunkt bei der Planung deiner Aktivitäten sind immer dein Zielpublikum, das Thema der Veranstaltung und die Ergebnisse, die du mit der Teilnahme an dem Event erzielen möchtest. Wenn du zusätzliche Besucher an deinen Stand holen möchtest, kannst du vielleicht einen bekannten Influencer einladen. Wenn du deine Besucher unterhalten möchtest, hole Künstler an Bord. Wenn du Adressen oder Follower generieren möchtest, bietet sich ein Preisausschreiben an. Tipp: Verwandele eine mit deinem Logo bedruckte Rückwand in eine Torwand.

Alles klar?
Bei einer Veranstaltung im Freien ist es schwer, sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten. Daher empfehlen wir, dass du dich auf jeden Fall auf Wetterumschwünge einrichtest, an Toiletten denkst und dir überlegst, wie du deine hungrigen, durstigen und frierenden Besucher glücklich machen kannst. Erste Hilfe nicht vergessen!

Viel Spaß bei deinem Outdoor Event – und viel Erfolg!