1. Quand dois-je commencer la planification ?
Le temps à consacrer à la planification et à la préparation dépend de l’ampleur de l’événement, du lieu où il se déroule et des activités que vous comptez organiser. Après avoir défini vos buts et objectifs, vous pouvez commencer à demander les autorisations nécessaires, planifier votre communication marketing et réserver vos animations.

2. Où votre événement a-t-il lieu ? 
Selon le lieu, des autorisations peuvent être nécessaires. C’est souvent le cas pour les grands rendez-vous en extérieur qui incluent des services de restauration et des divertissements. Ces autorisations peuvent concerner les nuisances sonores, la vente d’alcool et le stationnement. Quelle que soit l’ampleur de votre événement, il est toujours judicieux de respecter les exigences de sécurité du lieu et de prendre connaissance des éventuels frais liés à son utilisation.

3. Comment bien se préparer aux conditions météorologiques ?
L’imprévisibilité de la météo n’est un secret ni pour l’organisateur de l’événement ni pour les visiteurs. Les habitués sont souvent bien équipés, avec des vêtements de pluie, une protection solaire et une trousse de premiers secours. En tant qu’organisateur, vous pouvez prévoir des solutions pour faire face aux changements de météo soudains : des capes de pluie à emprunter, des coussins pour sièges de camping, des endroits abrités par un toit, ou encore une tente servant de protection contre la pluie et le soleil. Assurez-vous aussi que vos supports d’affichage, comme les enrouleurs, les murs de fond et les drapeaux promotionnels, sont solidement fixés au sol.

4. Avez-vous besoin de spots, de matériel de sonorisation ou d’autres accessoires électriques ?
Si les grands événements nécessitent presque toujours un accès à l’électricité, c’est aussi parfois le cas des événements plus modestes, au cours desquels il peut être nécessaire de charger les ordinateurs portables, les tablettes et les téléphones mobiles. Vous pouvez aussi avoir besoin d’électricité pour éclairer votre message sur le mur de fond à la tombée du jour. Pensez donc toujours à vérifier que des prises électriques sont disponibles à proximité de votre installation, par exemple dans des magasins, restaurants ou autres établissements qui accepteront de vous prêter ou de vous louer un accès à leur réseau électrique. Dans le cas contraire, vous pouvez aussi investir dans un chargeur portable. Si votre événement a lieu à l’étranger, pensez à emporter un adaptateur de voyage.

5. Comptez-vous proposer des activités aux visiteurs ?
Lors d’un événement en extérieur, il est presque indispensable de proposer des activités telles qu’une animation, un concours, un jeu-questionnaire ou une dégustation culinaire. Pour planifier ces activités, commencez toujours par définir votre public cible, le thème de votre événement et le résultat que vous souhaitez obtenir. Pour attirer plus de monde, invitez une personne influente. Pour divertir votre public, faites appel à des artistes. Pour collecter des adresses e-mail ou engranger des abonnés, organisez un concours. À titre personnel, nous vous recommandons d’organiser un concours de lancer de balles en acquérant un mur de fond recouvert d’une toile logotée et percé de trous.

Vous vous sentez fin prêts ?
Le déroulement d’un événement extérieur est difficilement prévisible. Faites donc en sorte de pouvoir parer aux changements météorologiques soudains, assurez-vous que des sanitaires sont disponibles et prévoyez de la nourriture, des boissons et des espaces chauffés pour les visiteurs. Pensez aussi à vous équiper d’une trousse de premiers secours.

Nous vous souhaitons un excellent événement en plein air !