1. När ska jag börja med planeringen?
Hur lång tid du behöver beror på eventets storlek, plats och vilka aktiviteter som ska genomföras. När du har satt syfte och mål är det hög tid att börja kolla upp vilka tillstånd som behöver ansökas om, planera vilken marknadsföring som ska skapas och om underhållning ska bokas.

2. Var ska eventet hålla till?
Beroende på plats kan olika tillstånd behövas. Vid större, återkommande event som innehåller mat, dryck och underhållning behövs desto fler tillstånd, allt från serveringstillstånd till parkering. Oavsett eventets storlek bör du säkerställa att du följer områdets säkerhetskrav och regler samt betalar eventuella avgifter för att få använda platsen.

3. Hur anpassar jag mig till vädret på bästa sätt?
Att vädret är föränderligt vet både arrangörer och besökare. Därför är vana eventbesökare väl förberedda med regnkläder, solskyddsfaktor och plåster. Som arrangör är det bra att alltid ha en reservplan ifall vädret plötsligt slår om. Till exempel regnponchos till låns, underlägg för att sitta på, områden med takpresenning eller kan du investera i ett utomhustält, för att skydda mot både stark sol och regn. Du bör också säkerställa att dina eventprodukter, som exempelvis roll-ups för utomhusbruk eller reklamflaggor, är väl förankrade för att klara starkare vind.

4. Finns det behov av ljus, ljud eller andra tillbehör som kräver elektricitet?
Vid större events krävs nästan alltid elektricitet, men även vid mindre utomhusevents kan det behövas laddningsmöjligheter till iPads och datorer. Eller vill du kanske förstärka budskapet på din reklamvägg med spotlights när det börjar skymma. Kolla därför upp uppkopplingsmöjligheter innan – finns någon butik eller annan anläggning i närheten där du kan låna eller hyra eluttag? Alternativt behöver du investera i en portabel laddare? Anordnas eventet i ett annat land, kom ihåg att ta med eller hyra en omvandlingsadapter.

5. Vill du aktivera dina besökare?
Att ha aktiviteter på utomhuseventet är nästintill en regel. Det kan vara allt från föreläsare till femkamp, frågesport och provsmakning. Utgå alltid från målgrupp och önskat resultat när du planerar en aktivitet. Vill du locka fler besökare kanske en populär influencer inom din bransch kan gästspela. Är målet att underhålla - boka en eller flera artister. För att samla in mejladresser eller få fler följare på dina sociala medier anordna tävlingar med attraktiva priser. Vårt bästa tävlingstips är en printad utomhusvägg med hål i tyget, där deltagare med bollar ska försöka pricka hålen.

Har jag nu tänkt på alla detaljer?
Vid ett utomhusevent kan du inte förutse allt, därför rekommenderar vi att du alltid planerar för väderomslag, toalettmöjligheter, hungriga, törstiga och frusna besökare. Har du dessutom ett första-hjälpen-kit nära till hands har du kommit en bra bit på vägen.

Lycka till med ditt nästa utomhusevent!